Workflow cho CEO: quay 2 phút, hệ thống lo phần còn lại

Workflow cho CEO là cách sắp xếp công việc để người điều hành chỉ giữ phần cần chuyên môn, góc nhìn và quyết định của mình. Phần lặp lại phía sau được giao cho AI, hệ thống và đội ngũ nhân viên theo một đường bàn giao rõ ràng.

Hùng rất thích nói về workflow vì người đứng đầu doanh nghiệp cần tiết kiệm thời gian tối đa và tập trung vào đúng việc mình giỏi nhất. Nhiều anh em làm chủ hiểu rõ lợi ích của chuyện làm nội dung thu hút khách, nhưng nghĩ tới cả chuỗi việc phía sau đoạn ghi hình là thấy mệt mỏi ngay. Trên kênh của Hùng, mỗi lần làm nội dung Hùng chỉ tranh thủ quay 1 video ngắn khoảng 2 phút, kể cả lúc chuẩn bị đi về hoặc đứng trong thang máy, rồi thả vào app Hùng nhỏ AI là hết phần việc của Hùng. Phần xử lý phía sau, trả lời khách hỏi nghiêm túc và đẩy dữ liệu lên CRM cho đội sales gọi điện đều do hệ thống cùng nhân viên lo tiếp. Máy và người chia nhau chạy.

Hùng nhỏ AIAI Chatbot E-learning, chuyên hỗ trợ anh chị chuyên gia và solo edupreneur

Đọc bài này xong, anh chị coi thêm bài «Cơ hội thật sự của chuyên gia trong thời đại sáo rỗng!» trong khoá của anh Hùng nha. Bài đó FREE, dài khoảng 6 phút, đúng mạch chuyện mình đang đọc.

Coi bài FREE 6:04Hùng nhỏ AI

Workflow cho CEO là gì?

Workflow cho CEO là cách sắp công việc để CEO chỉ giữ phần cần chuyên môn, góc nhìn và quyết định của mình; phần lặp lại phía sau được giao cho AI, hệ thống và nhân viên theo một đường chuyển giao rõ ràng. Ca thật của Hùng chạy theo luồng: CEO quay 2 phút, app xử lý, tin nhắn về, app trả lời khách nghiêm túc, dữ liệu vào CRM rồi sales và telesale gọi điện triển khai.

Khi tìm kiếm các mô hình tự động hóa trên thế giới, bạn sẽ gặp những cụm từ như AI workflow automation for CEOs, workflow automation, CRM workflow automation hay human-in-the-loop workflow. Tại Khánh Hùng Academy và MONA, Hùng dùng thẳng cụm từ tiếng Việt workflow cho CEO để gọi tên cách tổ chức công việc giúp người làm chủ triển khai CEO xây kênh mà không bị chôn chân vào việc vụn vặt. Cấu trúc này luôn dựa vào hai lực lượng xử lý phía sau lưng người điều hành: một nhánh để máy và AI làm hết phần việc lặp lại, nhánh còn lại đưa công việc chạy bài bản vào tay nhân viên để họ quản lý phần tiếp theo. Mỗi bên nhận đúng 1 vai.

Bạn cần phân biệt rõ cách làm này hoàn toàn không biến thành lời hứa con AI thay thế CEO hay thay toàn bộ nhân viên trong công ty. Người làm chủ vẫn trực tiếp xuất hiện trong 1 video để làm đúng phần mình giỏi nhất. Máy móc và đội ngũ nhận các phần việc còn lại theo đúng vị trí trên dây chuyền.

CEO nên giữ lại đúng phần việc nào?

Trong một luồng vận hành chuẩn, người đứng đầu doanh nghiệp chỉ giữ lại phần việc đòi hỏi chuyên môn sâu, góc nhìn thực tế, quyết định điều hành và năng lực mà bản thân mình làm giỏi nhất. Nếu 1 người làm chủ đem thời gian đi làm luôn phần việc tay chân lặp lại mỗi ngày thì bộ máy sẽ thiếu người cầm lái ở những quyết sách quan trọng. Bạn chỉ giữ lại phần lõi. Những việc lặp lại theo quy trình cố định đều giao được cho hệ thống và nhân viên phía sau.

Lấy đúng ca thật trên kênh của Hùng, phần việc duy nhất mà Hùng giữ lại là nói thật góc nhìn và trải nghiệm làm nghề trước camera. Hùng tranh thủ bấm quay 1 video ngắn khoảng 2 phút, kể cả lúc chuẩn bị đi về hoặc lúc đang đứng trong thang máy. Khoảnh khắc chia sẻ quan điểm thật trước ống kính chính là phần việc của Hùng, bởi góc nhìn và câu chuyện điều hành của người làm chủ là thứ máy móc hay nhân viên đều không làm thay được.

Nhiều anh em khi bắt tay vào lộ trình CEO làm video ngắn hay CEO làm mạng xã hội hay bị đứt gánh vì tự ôm thêm cả đống việc hậu cần sau khi tắt máy quay. Bạn vừa muốn tự cắt từng câu nói vấp, tự gõ bài đăng, lại vừa tự vào hộp thư trả lời từng người hỏi thông tin sản phẩm. Ôm đồm như vậy trong 1 tuần lễ là bạn kiệt sức ngay. Khi bạn chốt nguyên tắc nhiệm vụ của mình dừng lại ngay lúc quay xong đoạn hình 2 phút, việc duy trì nội dung trở nên nhẹ nhàng hơn hẳn.

Quay 2 phút xong thì app Hùng nhỏ AI làm gì?

Ngay khi Hùng quay xong đoạn video ngắn 2 phút và bấm thả vào app Hùng nhỏ AI trên nền tảng Nhân Hiệu .ai, phần việc trực tiếp của Hùng đối với nội dung đó chính thức khép lại. Hệ thống tiếp nhận file ghi hình và đưa công việc chạy tiếp qua các chặng phía sau. Hết phần việc của Hùng.

Kết quả diễn ra sau đó trên chính kênh của Hùng là tin nhắn của khách tự động đổ về hộp thư. Bản thân Hùng khi nhìn luồng tin nhắn tự về từ những đoạn video ngắn quay 2 phút lúc chuẩn bị đi về hay đứng trong thang máy cũng thấy bất ngờ với kết quả đó. Bạn muốn xem riêng từng khâu liền kề thì có thể đọc thêm cách dựng video bằng AI, cách đặt lịch đăng video tự động và mô hình trạm quản trị mạng xã hội tự động. Riêng workflow trong ca này được chứng minh bằng đường đi rất cụ thể: Hùng thả video vào app, tin nhắn tự về, khách nghiêm túc được trả lời rồi hồ sơ đi tiếp vào CRM.

Một đầu vào phải đi tới tận đầu ra

Khác biệt căn bản giữa việc dùng vài công cụ AI rời rạc với một workflow hoàn chỉnh nằm ở nguyên tắc 1 đầu vào phải chạy thẳng tới tận đầu ra cuối cùng. Nếu bạn dùng một công cụ lẻ để xử lý 1 video ngắn rồi lại phải tự tải file về, tự đem đăng lên từng nơi, tự ngồi trực bình luận và tự nhắn bảo nhân viên gọi khách, thì người làm chủ vẫn đang phải lấy thân mình ra nối từng khúc rời rạc lại với nhau. Công cụ lẻ chỉ giải quyết một khúc. Còn luồng công việc nối tiếp sẽ đưa đoạn ghi hình 2 phút đi qua hệ thống quản lý mạng xã hội đa kênh, đón tin nhắn về, trả lời tự động và bàn giao thẳng vào CRM cho đội kinh doanh gọi khách.

Tin nhắn nghiêm túc được đưa vào CRM ra sao?

Khi nội dung video ngắn kéo được người xem nhắn tin về kênh, những khách hàng hỏi nghiêm túc về sản phẩm sẽ được con app tự động trả lời ngay. Sau khi phản hồi nhu cầu của khách trong hộp thư, hệ thống tự động đẩy thông tin của 1 khách hàng đó lên CRM có sẵn của MONA để lưu trữ và bàn giao. Khách hỏi thật được tiếp đón ngay.

Với những doanh nghiệp đang hoạt động và đã quen sử dụng một phần mềm CRM khác từ trước, đội ngũ MONA sẽ tích hợp để dữ liệu khách hàng từ app chảy thẳng vào chính CRM mà công ty bạn đang dùng. Sự phối hợp giữa cơ chế AI trực comment fanpage và hộp thư tự động giúp doanh nghiệp gom trọn các cuộc trò chuyện hỏi mua sản phẩm nghiêm túc về đúng 1 đầu mối quản lý. Bộ phận bán hàng cứ thế làm việc trên đúng phần mềm quen thuộc của công ty.

Hiểu một cách đơn giản nhất, CRM đóng vai trò là nơi bàn giao hồ sơ để người làm ở chặng sau nhìn vào là biết ngay việc cần làm tiếp theo. Nếu để tin nhắn nằm rải rác trên mạng xã hội sau 1 ngày làm việc, nhân viên kinh doanh rất dễ bỏ sót người hỏi mua thật. Khi con app đã trả lời bước đầu và đẩy hồ sơ sang CRM kết nối cùng hệ thống theo dõi khách hàng CJT, toàn bộ thông tin bàn giao đã nằm sẵn trên bàn làm việc của đội ngũ tiếp quản.

FREEBài học trong khoá Khánh Hùng Academy

0:00 / 6:04

Video này FREE, bạn chỉ cần đăng nhập

Không nhập thẻ, không giới hạn thời gian. Đăng nhập xong web mở đúng bài này.

Tiếp tục với GoogleĐăng ký bằng email

Cơ hội thật sự của chuyên gia trong thời đại sáo rỗng!Chương «TIỀM NĂNG CỰC KÌ LỚN CỦA MÔ HÌNH DẠY BẰNG BỘ VIDEO và LỘ TRÌNH CHI TIẾT CỦA HÙNG»

Sales và telesale tiếp quản phần nào?

Sau khi dữ liệu khách hỏi nghiêm túc về sản phẩm đã được đẩy lên CRM, phần việc tiếp theo được chuyển giao cho đội ngũ nhân viên kinh doanh và telesale. Đội ngũ sales và telesale nhận hồ sơ của từng khách hàng từ CRM, tự bấm gọi điện và tự triển khai công việc. Nhân viên làm đúng việc bán hàng.

Để bạn hình dung rõ điểm nối giữa hệ thống tự động và con người sau 1 video ngắn 2 phút, Hùng dựng lại đoạn hội thoại mô phỏng ngắn gọn theo đúng luồng khách hỏi sản phẩm, hệ thống trả lời cơ bản rồi sales nhận hồ sơ và gọi:

• Khách hàng (mô phỏng tin nhắn hỏi sản phẩm): Bên mình đang muốn dựng luồng làm video ngắn cho CEO và nối tin nhắn khách hỏi về CRM cho đội sales, bên Hùng triển khai những phần nào?
• Hệ thống app trả lời (mô phỏng phản hồi tự động): Chào bạn, Hùng nhỏ AI đã nhận câu hỏi về sản phẩm. Thông tin của bạn sẽ được đưa vào CRM để bộ phận kinh doanh tiếp quản và gọi trao đổi phần triển khai.
• Hệ thống CRM (mô phỏng bàn giao): Ghi nhận hồ sơ khách hỏi nghiêm túc về sản phẩm từ hộp thư và chuyển vào danh sách tiếp quản của bộ phận kinh doanh.
• Sales và telesale (mô phỏng cuộc gọi triển khai): Chào bạn, mình gọi từ bộ phận kinh doanh sau khi nhận hồ sơ của bạn trên CRM về nhu cầu dựng luồng nội dung nối về CRM, mình trao đổi kỹ hơn để triển khai cho đội ngũ bên bạn luôn ha.

Qua tình huống mô phỏng trên, bạn thấy máy móc giữ nhịp phản hồi tức thì lúc khách vừa nhắn tin hỏi sản phẩm, còn nhân viên kinh doanh và telesale tập trung vào việc gọi tư vấn và triển khai. Cách phối hợp 2 lực lượng này giúp phễu bán hàng của doanh nghiệp chạy liền mạch từ lúc khách xem video ngắn tới lúc bộ phận kinh doanh tiếp nhận hồ sơ. Mỗi khâu đều có người phụ trách rõ ràng.

Workflow cho CEO có 2 đường chạy nào?

Nhìn vào toàn bộ ca vận hành thực tế của Hùng, bạn sẽ thấy workflow cho CEO luôn bao gồm 2 đường chạy rõ rệt phía sau lưng người điều hành. Đường thứ nhất là để máy móc và AI làm hết những phần việc phù hợp theo luồng tự động. Đường thứ hai là đưa công việc chạy bài bản vào tay đội ngũ nhân viên để họ quản lý phần còn lại. Hai đường này ăn khớp với nhau.

Nếu bắt con người làm tay cả những khâu lặp đi lặp lại sau khi quay 1 video ngắn thì đội ngũ rất nhanh đuối sức, còn nếu phó mặc hết cho máy mà thiếu người gọi điện tư vấn triển khai thì khó đáp ứng sát nhu cầu của khách. Khi kết hợp cả hai đường trong ca của Hùng, CEO bỏ ra 2 phút làm đầu vào, app Hùng nhỏ AI xử lý phần việc tự động rồi trao hồ sơ qua CRM có sẵn của MONA cho nhân viên kinh doanh tiếp quản. Máy chạy nhanh ở khúc đầu, còn người làm phần cần trao đổi sâu ở khúc cuối.

Bảng 3 cột dưới đây đối chiếu cụ thể từng chặng công việc trong luồng của Hùng để bạn thấy rõ ranh giới giữa máy và người:

Nhờ phân định rạch ròi 2 đường chạy trên cùng một bảng phân vai như vậy, cả hệ thống lẫn đội ngũ nhân viên đều biết chính xác phần việc của mình. Dù bạn vận hành công ty dịch vụ hay đang tìm hiểu cách bán khóa học trực tuyến, cấu trúc workflow cho CEO phối hợp giữa máy và người này giúp người làm chủ giữ trọn sự tập trung cho chuyên môn lõi.

Một workflow tốt phải bàn giao rõ ở đâu?

Từ thực tế vận hành luồng công việc của Hùng, có thể suy luận ra một nguyên tắc thực hành quan trọng khi thiết kế quy trình: một workflow tốt phải làm rõ điểm bàn giao ở từng chặng. Mỗi mắt xích trong luồng đều cần xác định đủ 3 thành phần gồm đầu vào là gì, kết quả bàn giao ra sao và ai là bên nhận tiếp theo. Điểm bàn giao phải thật rõ. Thiếu người nhận là việc đứt mạch.

Nếu áp nguyên tắc này vào đúng luồng đi từ 1 video ngắn 2 phút sang tin nhắn rồi vào CRM và tới tay đội sales, bạn sẽ thấy từng điểm nối hiện lên rất mạch lạc. Ở điểm nối đầu tiên, đầu vào là góc nhìn chuyên môn của Hùng, kết quả bàn giao là file ghi hình 2 phút thả vào app Hùng nhỏ AI, và bên nhận tiếp theo là hệ thống xử lý nội dung. Sang điểm nối thứ hai, khi tin nhắn tự về và khách hỏi nghiêm túc về sản phẩm, con app nhận tin nhắn làm đầu vào, tự động trả lời rồi tạo ra kết quả bàn giao là hồ sơ khách hàng đẩy lên CRM.

Điểm bàn giao thứ ba nằm ngay trên CRM có sẵn của MONA hoặc CRM tích hợp của doanh nghiệp, nơi đội ngũ sales và telesale là người nhận tiếp theo. Khi nhân viên kinh doanh mở CRM lên và thấy hồ sơ một khách hàng đã hỏi nghiêm túc về sản phẩm, họ biết mình cần bấm gọi và triển khai. Trong quá trình tìm hiểu cách xây dựng hệ thống marketing online, việc làm rõ từng điểm bàn giao như vậy giúp đội ngũ tránh tình trạng đầu vào có khách hỏi mà đầu ra không có ai gọi.

CEO bắt đầu dựng workflow từ một việc đang lặp lại thế nào?

Từ ca thực tế Hùng quay video ngắn 2 phút rồi giao hệ thống và đội ngũ xử lý phần còn lại, bạn hoàn toàn rút ra được trình tự triển khai cho công ty của mình. Hùng lưu ý rõ đây là cách triển khai đúc kết từ luồng làm việc thật của Hùng để bạn thực hành, không phải là các chỉ số đo lường cứng nhắc trong bản thu âm gốc. Ở thời AI hiện nay, Hùng nhận định chi phí triển khai hệ thống đã rẻ hơn trước và các doanh nghiệp đang hoạt động rất nên tận dụng để làm sớm. Làm sớm thì tiết kiệm giờ sớm.

Khi muốn bắt đầu dựng workflow cho CEO từ 1 video ngắn hoặc một đầu việc đang lặp đi lặp lại, người điều hành thực hiện tuần tự theo 6 bước sau:

1. Chọn một việc CEO đang làm nhiều lần: Nhìn lại lịch làm việc để chọn ra 1 việc lặp đi lặp lại đang lấy mất nhiều thời gian của bạn, chẳng hạn như việc quay video ngắn để kéo khách hàng tiềm năng về cho doanh nghiệp.
2. Giữ lại đúng phần việc cần CEO: Tách riêng phần việc đòi hỏi chuyên môn, góc nhìn và quyết định của chính người điều hành, giống như việc Hùng chỉ giữ lại khâu nói trước camera trong 2 phút.
3. Giao phần lặp lại cho máy xử lý: Đưa các khâu lặp lại phía sau từ nhận file ghi hình, xử lý nội dung cho tới trả lời tự động khách hỏi nghiêm túc về sản phẩm vào hệ thống như app Hùng nhỏ AI.
4. Chọn điểm đưa dữ liệu vào CRM: Kết nối luồng hội thoại để thông tin khách hàng tự động đẩy lên CRM có sẵn của MONA, hoặc tích hợp thẳng vào hệ thống CRM mà doanh nghiệp đang sử dụng.
5. Giao rõ nhân viên tiếp quản: Phân công cụ thể cho đội ngũ nhân viên kinh doanh và telesale nhận hồ sơ trên CRM để tự gọi điện và tự triển khai cho khách.
6. Chạy thử và sửa từng điểm nối: Bấm chạy thử từ lúc thả 1 video đầu vào cho tới lúc sales gọi khách, rà soát các điểm bàn giao giữa app, CRM và nhân viên để điều chỉnh cho mượt.

Đi theo đúng 6 bước rút ra từ thực tế này, bạn sẽ tháo gỡ được từng việc đang trói chân mình mà không làm xáo trộn hoạt động của công ty. Mỗi lần đóng gói xong 1 lần bàn giao giữa máy và đội ngũ nhân viên, người điều hành lại có thêm thời gian rảnh tay để tập trung vào đúng việc mình giỏi nhất. Bộ máy cứ thế tự vận hành tiếp.

Học FREE: dựng hệ thống để việc chạy tiếp sau khi CEO xong phần mình

Nhiều anh em làm chủ rất chịu khó quay nội dung chia sẻ chuyên môn, nhưng cứ tắt máy quay là lại ngập trong việc hậu cần nên làm vài bữa là ngưng. Để thoát khỏi cảnh làm nội dung theo kiểu đứt quãng sau mỗi 1 video, bạn cần tổ chức lại công việc thành một hệ thống có đầu vào gọn nhẹ cho CEO, có đường xử lý rõ ràng ở giữa và có người tiếp quản ở đầu ra. Hệ thống giữ cho việc chạy tiếp.

Trong bài học video FREE “Content Machine – Cách triển khai hệ thống Content MKT không hên xui” trên Khánh Hùng Academy, Hùng hướng dẫn bạn cách nhìn hoạt động content như một hệ thống hoàn chỉnh có đầu vào, đường xử lý và người tiếp quản thay vì làm từng bài rời rạc. Bạn bấm vào xem miễn phí để nắm cách sắp xếp luồng việc sao cho sau khi người làm chủ xong phần mình trong 2 phút, bộ máy phía sau vẫn vận hành đều đặn.

Học FREE cách dựng Content Machine

Xem xong bài học miễn phí trên, nếu bạn muốn đi sâu vào trọn bộ công cụ AI, quy trình đóng gói chuyên môn và cách vận hành hệ thống bán hàng tự động cùng cộng đồng đồng nghiệp thực chiến, bạn hãy xem tiếp tại trang nâng cấp PRO của Khánh Hùng Academy. Trong chương trình PRO, Hùng chia sẻ chi tiết cách ráp nối từng khâu từ nội dung tới hệ thống chuyển đổi, giúp bạn đưa workflow cho CEO vào công việc đang chạy thật trong doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về workflow cho CEO

Workflow cho CEO là gì?

Workflow cho CEO là cách sắp xếp công việc để CEO chỉ giữ lại phần cần chuyên môn, góc nhìn và quyết định của bản thân. Phần việc lặp lại phía sau được giao cho AI, hệ thống và đội ngũ nhân viên theo đường bàn giao rõ ràng, như ca Hùng quay video ngắn 2 phút rồi hệ thống và sales lo tiếp. Máy và người cùng phối hợp.

CEO nên tự làm phần nào?

Người điều hành chỉ tự làm phần việc mình giỏi nhất, cần góc nhìn thực tế, chuyên môn và quyết định của chính mình. Trong ca thật trên kênh của Hùng, phần việc của CEO chỉ là tranh thủ quay 1 video ngắn 2 phút lúc chuẩn bị đi về hoặc trong thang máy rồi thả vào app Hùng nhỏ AI.

AI có thay hết nhân viên không?

AI hoàn toàn không thay hết nhân viên trong công ty. Hệ thống và AI chỉ xử lý hết phần việc lặp lại như nhận 1 video đầu vào, tự động trả lời khách hỏi nghiêm túc về sản phẩm và đẩy hồ sơ lên CRM. Phần gọi điện và triển khai thực tế vẫn do nhân viên kinh doanh cùng telesale đảm nhận.

Có dùng CRM đang có được không?

Doanh nghiệp dùng tiếp phần mềm CRM đang có hoàn toàn bình thường. Khi khách nhắn tin hỏi nghiêm túc về sản phẩm, app sẽ tự động trả lời bước đầu rồi đẩy dữ liệu lên CRM có sẵn của MONA, hoặc đội ngũ MONA tích hợp thẳng vào chính hệ thống CRM mà công ty bạn đang vận hành.

Vì sao phải đẩy khách vào CRM?

Đẩy thông tin khách hỏi nghiêm túc vào CRM là bước bàn giao hồ sơ rõ ràng để người làm ở chặng sau biết ngay việc cần thực hiện. Khi dữ liệu của từng khách hàng đã nằm trên CRM, nhân viên kinh doanh và telesale chủ động tiếp quản để bấm gọi và triển khai. Hồ sơ có chỗ nhận cụ thể.

Nên bắt đầu workflow từ đâu?

Bạn bắt đầu dựng workflow cho CEO từ 1 công việc đang lặp lại nhiều lần, giữ lại đúng phần cần CEO và giao phần lặp phía sau cho máy xử lý. Tiếp theo, bạn chọn điểm đẩy dữ liệu vào CRM, giao rõ nhân viên sales cùng telesale tiếp quản rồi bấm chạy thử và chỉnh sửa dần.

Hùng nhỏ AIAI Chatbot E-learning, chuyên hỗ trợ anh chị chuyên gia và solo edupreneur

Anh chị đọc tới đây rồi thì coi luôn bài «Cơ hội thật sự của chuyên gia trong thời đại sáo rỗng!» cho trọn. Em để sẵn bài đó FREE, đăng nhập Google một chạm là xem được.

Coi bài FREE 6:04Đăng nhập Google

Hùng nhỏ AI