Webinar là gì? Hướng dẫn tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Trong hàng trăm phương thức kết nối online giữa người với người, liệu có bao giờ bạn thắc mắc đâu là nền tảng mà bạn nên tiếp xúc từ sớm để xoay chuyển nền giáo dục Việt Nam chưa? Theo góc nhìn cá nhân thì Hùng thì đó có thể là “hội thảo trực tuyến – Webinar”. Các đồng nghiệp có thể đã từng nghe qua hình thức này rồi, nhưng nếu bạn chưa biết rõ khái niệm webinar là gì hay webinar online là gì? thì đừng bỏ qua bài viết ngay dưới đây từ Khánh Hùng Academy nhé.

Tổng quan về webinar

Với sự phổ biến trên thị trường hiện nay, hình thức webinar được biết đến như một công cụ tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến, kết hợp linh hoạt internet và công nghệ để kết nối và truyền tải thông tin đến mọi người một cách hiệu quả. Vậy thực hư webinar là gì thì cùng Hùng tìm hiểu chi tiết khái niệm dưới đây nhé.

Webinar là gì?

Webinar (hay còn gọi là Hội thảo trực tuyến) là sự kết hợp giữa hai từ “web” và “seminar” (hội thảo). Đây là hình thức hội thảo diễn ra trên web và sử dụng internet để kết nối với người xem ở khắp nơi trên thế giới. Với webinar, người tổ chức có thể thuyết trình, chia sẻ thông tin và tương tác với người tham gia thông qua video, âm thanh và công cụ chat trực tuyến.

Tại đây, người xem có thể gửi câu hỏi, trả lời các buổi voting và tham gia vào các hoạt động tương tác khác. Không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển, hình thức này còn giúp mở rộng phạm vi tiếp cận đến đông đảo người tham gia.

Đó là lý do vì sao webinar là phương tiện rất hữu ích cho việc tổ chức hội thảo, đào tạo từ xa để chia sẻ kiến thức một cách tiện lợi mà vẫn rất hiệu quả. Nhằm tăng sự linh hoạt và tiện dụng hơn cho người sử dụng, webinar có 2 hình thức chính là Live webinar và On-demand webinar. Để giúp các đồng nghiệp có thể phân biệt rõ hơn về hai hình thức này, Hùng đã phân tích cụ thể qua bảng sau:

	Webinar online trực tiếp (Live Webinar)	Webinar online ghi sẵn (On-demand Webinar)
Khái niệm	Hình thức hội thảo diễn ra theo thời gian thực, kết nối người tổ chức và người tham gia thông qua internet.	Hình thức hội thảo đã được ghi âm trước đó, cho phép người tham gia xem lại vào bất kỳ thời điểm nào
Hoạt động	Người tham dự sẽ tương tác trực tiếp với người thuyết trình, gửi câu hỏi và nhận phản hồi ngay lập tức.	Người xem được điều chỉnh tốc độ xem và tương tác với nội dung theo nhu cầu cá nhân.
Phù hợp	Lý tưởng cho các buổi hội thảo trực tiếp, nơi thông tin cần được trao đổi nhanh chóng và hiệu quả.	Phù hợp cho việc chia sẻ kiến thức, đào tạo từ xa hoặc các sự kiện mà người tham gia cần xem lại sau.

Loại hình nào nên tổ chức Webinar?

Với sự tiện lợi và linh hoạt riêng, webinar đang được ứng dụng rất phổ biến hiện nay. Không chỉ riêng trong giáo dục mà Hùng đang chia sẻ với các đồng nghiệp, webinar còn đang được ứng dụng rất nhiều trong các mảng khác, điển hình như:

• Giáo dục: Đầu tiên về khả năng truyền tải thông tin, kiến thức thì không thể không nhắc đến giáo dục. Các trường học, tổ chức, trung tâm giáo dục,… đang sử dụng webinar để cung cấp các khóa học trực tuyến đến người học.
• Marketing: Các doanh nghiệp cũng đang sử dụng webinar như một công cụ tiếp thị để quảng bá sản phẩm, dịch vụ và có thể tương tác trực tiếp với khách hàng.
• Hội thảo trực tuyến: Các tổ chức chuyên tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến, nơi mà các chuyên gia chia sẻ kiến thức và ý kiến với một đối tượng đông đảo.
• Tuyển dụng: HR thường sử dụng hình thức webinar để tuyển dụng nhân viên mới và tìm kiếm ứng viên phù hợp bằng cách tổ chức các buổi chia sẻ thêm thông tin về doanh nghiệp và tương tác với ứng viên.
• Hỗ trợ khách hàng: Webinar rất hữu ích cho doanh nghiệp khi có thể cung cấp hỗ trợ trực tiếp, giải đáp câu hỏi và vấn đề của khách hàng.
• Lĩnh vực y tế: Chuyên gia y tế và bác sĩ sử dụng hình thức webinar nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và đào tạo cho những người làm việc trong ngành y tế.

Những lợi ích khi ứng dụng webinar là gì?

Các đồng nghiệp cũng có thể dễ dàng thấy được đây là công cụ để các tổ chức, doanh nghiệp tận dụng đạt được các mục tiêu kinh doanh và giáo dục. Nhưng để giúp các đồng nghiệp hiểu rõ hơn và gạt bỏ mọi thắc mắc khi phân vân có nên sử dụng webinar hay không, Hùng sẽ giải đáp câu hỏi của các đồng nghiệp về những lợi ích chính của webinar là gì qua nội dung dưới đây:

• Tạo tương tác và thảo luận cao: Webinar cung cấp các tính năng chat và hỏi đáp trực tiếp, giúp người tham gia có thể trao đổi và phản hồi ngay lập tức, tạo ra môi trường học tập và thảo luận chủ động và sôi nổi.
• Lưu trữ và phát lại: Webinar thường được ghi lại và lưu trữ, cho phép những ai không thể tham gia trực tiếp vẫn có thể theo dõi nội dung vào thời gian sau, duy trì kiến thức và tiếp cận thông tin một cách linh hoạt.
• Phân tích và đo lường: Webinar cung cấp các công cụ phân tích để đánh giá hiệu quả, theo dõi số lượng người tham gia, mức độ tương tác, từ đó điều chỉnh chiến lược marketing cho phù hợp.
• Tiếp cận nhiều người một cách dễ dàng: Chỉ cần kết nối internet, các đồng nghiệp có thể truyền tải thông điệp đến hàng trăm, thậm chí hàng ngàn người từ khắp nơi trên thế giới, mở rộng tầm ảnh hưởng và tăng cơ hội kinh doanh.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần phải thuê địa điểm hay chịu chi phí di chuyển, cả người tổ chức và người tham gia đều tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian, tạo ra một giải pháp tối ưu và hiệu quả cho bạn.

Webinar hoạt động như thế nào?

Một buổi webinar thường kéo dài khoảng 45-60 phút và bao gồm phần trình bày chủ đề, phần Q&A, phần bán hàng,… Chủ đề của webinar cần liên quan đến nội dung bạn nói và phù hợp với đối tượng khản giả tiềm năng. Yêu cầu kỹ thuật cơ bản cho các nền tảng webinar thường là camera, micro, slide,… để hỗ trợ cho một buổi hội thảo trực tuyến một cách đầy đủ.

Một số nền tảng tổ chức webinar phổ biến như WebinarJam, Webinar Ninja,… Ngoài ra, YouTube Live cũng là lựa chọn tốt nếu các đồng nghiệp muốn tiết kiệm tối đa kinh phí. Bằng cách nắm rõ cách hoạt động và các yêu cầu kỹ thuật cơ bản, các đồng nghiệp có thể dễ dàng tổ chức webinar hiệu quả và chuyên nghiệp.

Một số tính năng nổi bật có trên hội thảo trực tuyến Webinar

Để có thể tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và tăng hiệu quả của buổi hội thảo trực tuyến, những tính năng cần có khi sử dụng webinar là gì. Cụ thể như sau:

Tạo không gian mở và giới hạn người tham gia

Webinar cho phép tổ chức hội thảo trực tuyến mà không giới hạn số lượng người tham gia. Bất kể bạn đang ở đâu trên thế giới, chỉ cần có kết nối internet là bạn có thể tham gia dễ dàng giúp loại bỏ hoàn toàn vấn đề về địa lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối và giao tiếp trong môi trường công nghệ ngày nay. Đồng thời, hình thức webinar vẫn đảm bảo tính bảo mật cho buổi hội thảo bằng việc giúp người tổ chức giới hạn người tham gia.

Tính năng record sao lưu cuộc thảo luận

Một trong những tính năng ấn tượng của webinar là khả năng ghi lại toàn bộ cuộc thảo luận và thuyết trình. Các đồng nghiệp có thể lưu lại nội dung hội thảo một cách đầy đủ và chi tiết, từ đó giúp các học viên dễ dàng tham khảo lại sau này hoặc đồng nghiệp cũng có thể chủ động chia sẻ với những người không có mặt trong buổi họp.

Tính năng hiển thị slide thuyết trình

Để tăng tính tương tác và minh bạch trong buổi họp, webinar cũng cung cấp tính năng hiển thị slide thuyết trình. Hỗ trợ các đồng nghiệp trong những bài học cần thuyết trình bằng PowerPoint, Canva,… nội dung trình bày sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình chia sẻ. Điều này không chỉ giúp tăng tính trực quan mà còn giúp bảo đảm rằng tất cả người học đều có thể theo dõi và hiểu rõ những thông tin được trình bày.

≫Tham khảo ngay:

• Hướng dẫn thiết kế bài giảng Powerpoint chuyên nghiệp
• Cách thiết kế bài giảng trên Canva ấn tượng

Chia sẻ chia sẻ webcam lẫn màn hình trên Webinar

Webinar cho phép người tổ chức chia sẻ nội dung từ màn hình thiết bị của mình, bao gồm slide, video, bảng thông tin và hình ảnh, giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và trực quan. Ngoài ra, các đồng nghiệp cũng có thể chia sẻ hình ảnh từ webcam để tạo sự gần gũi và tương tác hơn với người học cũng có thể giảm bớt đi phần nào sự phân tâm của người tham gia.

Cho phép nhắn tin và trao đổi bằng giọng nói

Webinar cung cấp tính năng chat và tương tác giọng nói giữa người nghe và người thuyết trình giúp các đồng nghiệp dễ dàng thảo luận, lắng nghe ý kiến và tạo sự tương tác chặt chẽ với học viên trong các buổi học.

Người dùng có khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng

Tính năng này của webinar cho phép bạn có thể chỉnh sửa nội dung trực tiếp trong khi buổi hội thảo diễn ra, từ việc chú thích, đánh dấu các phần quan trọng đến sửa đổi những phần cần cải thiện, tạo ra sự linh hoạt và chuyên nghiệp cho buổi thảo luận.

Tạo khảo sát thăm dò ý kiến người tham gia

Người tổ chức webinar có thể tạo các cuộc khảo sát ngay trong buổi thảo luận để thu thập ý kiến từ người tham gia. Điều này giúp cải thiện chất lượng và hiệu quả của buổi hội thảo, đồng thời tăng cường sự tham gia và hứng thú từ phía khán giả.

Hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập webinar thành công

Nếu đã tìm hiểu đủ về webinar là gì thì Hùng chắc chắn các đồng nghiệp không thể nào bỏ qua hình thức đầy tiềm năng này. Nhưng để có thể thiết lập webinar thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng rất quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động trong buổi webinar của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Vậy hãy để Hùng hướng dẫn sử dụng webinar chi tiết qua những bước thực hiện sau đây

Lên ý tưởng

Trước tiên, bạn cần xác định chủ đề cho webinar. Chủ đề nên phù hợp với mục tiêu của bạn và mang lại giá trị cho người học. Hãy suy nghĩ về những nội dung mới mẻ, hấp dẫn và có tính thực tiễn cao.

Chọn nền tảng

Hiện nay, có nhiều nền tảng để tổ chức webinar mà các đồng nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn như Zoom, Google Meet, GoToWebinar, WebEx,… Hãy chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu và quy mô buổi học của bạn, đảm bảo nền tảng bạn chọn có hướng dẫn sử dụng webinar cụ thể và cung cấp các tính năng hỗ trợ tốt nhất cho buổi hội thảo.

Xây dựng nội dung

Nội dung là yếu tố quyết định sự thành công của buổi webinar. Vì vậy hãy chuẩn bị kịch bản chi tiết, bao gồm các slide trình chiếu, video và các tài liệu hỗ trợ. Nội dung cần rõ ràng, hấp dẫn và dễ hiểu để thu hút người tham gia.

Thiết lập và cấu hình webinar

Sau khi xây dựng nội dung, tiến hành thiết lập các thông số kỹ thuật trên nền tảng đã chọn. Tùy vào nển tảng sẽ có những thao tác thiết lập khác nhau những hay nhớ đảm bảo cấu hình đúng thời gian, chế độ tham gia và các thao tác tùy chọn tương tác như chat, Q&A để tăng tương tác với người tham gia.

Quảng bá và marketing thu hút người tham dự

Tiếp đến, hãy sử dụng email marketing, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác để quảng bá webinar nhằm gây chu ý và thu hút người tham gia. Các bài viết, video ngắn giới thiệu về nội dung và lợi ích khi tham gia sẽ là một “mồi chài ngon” cho buổi webinar của bạn.

≫Tìm đọc ngay: Mẫu email marketing ấn tượng và chuyên nghiệp

Thực hiện webinar

Tại khâu thực hiện, các đồng nghiệp cần kiểm tra lại các thiết bị như camera, micro và đảm bảo kết nối internet ổn định trước khi bắt đầu buổi hội thảo. Trong quá trình thực hiện, duy trì sự chuyên nghiệp, tương tác linh hoạt với người tham gia sẽ tạo nên ấn tượng tốt, người tham gia có được trải nghiệm tốt nhất sẽ thúc đẩy mục tiêu buổi hội thảo của bạn thành công.

Tạo quan hệ với khách hàng

Sau khi kết thúc webinar, đừng quên gửi thư cảm ơn và tài liệu liên quan đến người tham dự vì họ đã danh thời gian tham gia. Tại bước này bạn cần thu thập phản hồi từ người nghe để cải thiện cho những lần tổ chức tiếp theo, đồng thời xây dựng mối quan hệ lâu dài với học viên của bạn.

Điều gì sẽ tạo nên một hội thảo trực tuyến hiệu quả?

Các bước trên sẽ hỗ trợ các đồng nghiệp có thể thiết lập một buổi webinar những để tạo nên một hội thảo trực tuyến hiệu quả, việc bỏ túi một số tips cũng quan trọng không kém. Vậy điều tạo nên thành công của webinar là gì?

• Chủ đề hấp dẫn: Điều hiển nhiên là chủ đề không hấp dẫn, khán giả sẽ không muốn tham gia và tất nhiên cũng không chia sẻ webinar làm chi cả. Vì vậy hãy nhớ cân nhắc lựa chọn chủ đề webinar thu hút và đáp ứng nhu cầu của khán giả mục tiêu của bạn.
• Thời gian phù hợp: Thời gian cần tinh chỉ sao cho phù hợp với lịch trình của khán giả mục tiêu, tăng khả năng tham gia buổi webinar dễ dàng.
• Nội dung chất lượng: Đừng “treo đầu voi bán thịt chó”, nội dung của webinar cần phải đúng chủ đề bạn đưa ra và được đầu tư chất lượng để đáp ứng được nhu cầu của khán giả, những cũng đừng bỏ qua việc trình bày sao cho rõ ràng và dễ hiểu.
• Công nghệ phù hợp: Dự kiến số lượng người tham gia và hãy đảm bảo nền tảng bạn lựa chọn có thể đáp ứng đủ số lượng đó để webinar diễn ra suôn sẻ và không gặp phải bất kỳ sự cố kỹ thuật nào.
• Tương tác với khán giả: Đừng bỏ qua bất kỳ cơ hội nào có thể tương tác với khán giả. Sự tham gia của khán giả như đóng góp câu hỏi, thảo luận hay phản hồi sẽ giúp cho webinar trở nên thú vị hơn đồng thời cũng giúp các đồng nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khán giả mục tiêu.
• Quảng bá hiệu quả: Tất nhiên webinar sẽ không đạt được gì khi không thể thu hút người tham gia. Vì vậy, để đạt được hiệu quả tốt nhất hãy quảng bá webinar một cách tích cực bằng việc lựa chọn các kênh quảng bá phù hợp, thời gian phù hợp và sáng tạo để thu hút được sự quan tâm của khán giả.

Qua bài viết này, Hùng và các đồng nghiệp đã cùng tìm hiểu chi tiết về khái niệm webinar là gì và cách tổ chức hội thảo trực tuyến một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn tổ chức webinar cụ thể và tận dụng các tính năng tối ưu của webinar, các đồng nghiệp có thể dễ dàng tạo ra những buổi hội thảo trực tuyến chất lượng cao, thu hút và giữ chân người tham gia. Hy vọng rằng bài viết của Hùng đã giúp bạn nắm vững các bước cơ bản để áp dụng webinar trong nhiều lĩnh vực và giải đáp được thắc mắc bí quyết thành công về webinar là gì, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và phát triển các khóa học kinh doanh của mình trong tương lai.