Số hóa là gì? Điểm khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số
166
0
Đã sao chép!
Ở thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các thuật ngữ như “số hóa” và “chuyển đổi số” đang trở thành keyword được chú ý và không thể thiếu trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Vậy thực chất số hóa là gì? Số hóa và chuyển đổi số có gì khác biệt? Hãy dành thời gian đón đọc bài viết hôm nay của Khánh Hùng Academy để có câu trả lời nhé.
Số hóa là gì?
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang định dạng kỹ thuật số. Công nghệ số hóa áp dụng cho nhiều loại thông tin khác nhau như văn bản, chữ ký, hình ảnh, video,… giúp việc lưu trữ, truyền tải và chia sẻ thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Mặc dù thuật ngữ “số hóa” xuất hiện khá nhiều, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu tường tận khái niệm số hóa là gì? Một số ứng dụng của số hóa sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này:
- Ứng dụng 1: Trước đây, việc lưu trữ tài liệu thường dựa vào giấy tờ và được cất giữ trong các kho lưu trữ. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc tìm kiếm mà còn dễ dẫn đến mất mát và hư hỏng tài liệu. Vậy vai trò của số hóa dữ liệu là gì? Sự xuất hiện của công nghệ số hóa cho phép tất cả thông tin được lưu trữ trên hệ thống máy tính, giúp việc quản lý và tìm kiếm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Ứng dụng 2: Ứng dụng quét tài liệu viết tay và chuyển đổi chúng thành các tệp kỹ thuật số như PDF hoặc Excel. Những tài liệu kỹ thuật số này sau đó có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tối ưu hóa quy trình làm việc và lưu trữ.
≫Tìm đọc thêm: Sản phẩm số là gì? Tổng hợp sản phẩm số trong kinh doanh
2 Hình thức số hóa phổ biến hiện nay
Số hóa gồm có 2 hình thức phổ biến, bao gồm:
- Số hóa thông tin (Digitization): Số hóa thông tin đề cập đến việc chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm việc quét tài liệu giấy và lưu trữ chúng dưới các định dạng số như PDF.
- Số hóa quy trình (Digitalization): Vậy Digitalization là gì? Digitalization hay số hóa quy trình là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số để tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian cho các quy trình hoạt động. Ví dụ, sử dụng email, chữ ký điện tử, quản lý tiến độ dự án trên các nền tảng kỹ thuật số và tra cứu dữ liệu công ty trực tuyến.
Khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa là gì?
“Thời đại số hóa là gì?” và “Thế nào là chuyển đổi số?” là những khái niệm khiến nhiều người nhầm lẫn.
Điều này không có gì khó hiểu bởi cả chuyển đổi số và số hóa đều là những chiến lược ứng dụng công nghệ nhằm cải tiến quy trình vận hành. Mục tiêu của cả hai là tối ưu hóa lợi ích, nâng cao năng lực cạnh tranh và tăng cường hiệu suất, chất lượng công việc.
Tuy nhiên, mặc dù có nhiều điểm tương đồng nhưng rõ ràng, số hóa và chuyển đổi số lại tồn tại nhiều sự khác biệt. Cụ thể Hùng sẽ liệt kê một số điểm khác nhau sau đây.
| Số hóa | Chuyển đổi số | |
| Cách thức thực hiện | Thực hiện quá trình chuyển đổi dữ liệu, tài liệu có sẵn sang kỹ thuật số. | Áp dụng công nghệ số vào toàn bộ hoặc một số khía cạnh cụ thể. |
| Thời gian triển khai | Thời gian thực hiện thường ngắn, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như phạm vi, nguồn lực thực hiện và cơ sở hạ tầng. | Thời gian tối thiểu từ 3 – 5 năm (hoặc nhiều hơn) để nghiên cứu, lên kế hoạch chi tiết trước khi thay đổi mô hình kinh doanh, khả năng vận hành và tư duy làm việc của toàn bộ nhân sự. |
| Cơ sở thực hiện | Chưa rõ ràng | Thực hiện trên nền tảng vững chắc với sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo. Để đạt được thành công, cần xác định mục tiêu và định hướng một cách cụ thể, xây dựng lộ trình chi tiết và có sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. |
| Nhân sự – Yếu tố con người | Đòi hỏi nhân sự am hiểu sâu về công nghệ thông tin để có thể thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ trực tuyến. | Nhân sự là yếu tố then chốt, tác động trực tiếp đến việc xây dựng và thực hiện thành công lộ trình chuyển đổi số. Quá trình này yêu cầu sự tham gia của đội ngũ quản lý và toàn bộ nhân viên. |
| Lợi ích | Hiệu quả có thể chưa được đo lường rõ ràng bằng số liệu cụ thể. Tuy nhiên, số hóa đóng vai trò là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số. Khi dữ liệu được số hóa, giúp tối ưu hóa quy trình tự động, tăng khả năng truy cập và cải thiện tốc độ cũng như chất lượng công việc. | Chuyển đổi số mang lại hiệu quả có thể đo lường được. Quá trình này giúp đánh giá, tái cấu trúc và thậm chí thay đổi mô hình kinh doanh theo hướng tối ưu nhất, nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn. |
| Ví dụ | Số hóa dữ liệu cho hồ sơ học viên từ hồ sơ giấy sang định dạng file PDF. | Chuyển đổi số trong giáo dục khi sử dụng giáo trình điện tử thay thế sách, giáo trình truyền thống. |
Mối quan hệ đặc biệt giữa số hóa và chuyển đổi số
Thực chất, số hóa là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số. Số hóa chính là giai đoạn để chuẩn bị dữ liệu và nền tảng, giúp bạn bắt đầu làm quen với quy trình chuyển đổi số. Thông qua việc số hóa thông tin, dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh được tập trung và sắp xếp một cách có hệ thống, thay vì phân tán và rải rác, giúp việc tìm kiếm và trích xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Dữ liệu này sau đó được sử dụng để phân tích, tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng, hoặc phát triển các chiến lược kinh doanh mới, tùy theo định hướng của từng doanh nghiệp. Như vậy có thể nói, để thực hiện chuyển đổi số thành công thì việc kiến tạo một nền tảng số hóa là điều không thể thiếu.
Lý do bạn cần thực hiện số hóa dữ liệu là gì?
Công nghệ số hóa đóng vai trò quan trọng trên hành trình chinh phục mục tiêu kinh doanh ở đa dạng lĩnh vực khác nhau. Để hiểu rõ hơn về những lợi ích của số hóa là gì, bạn hãy cùng đón đọc nội dung tiếp theo đây Hùng chia sẻ nhé.
Tăng hiệu suất công việc
Thực hiện số hóa giúp tăng hiệu suất công việc rõ rệt vì 4 lý do sau:
- Tăng tốc độ truy cập và xử lý thông tin: Thông tin được lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số có thể được truy cập nhanh chóng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết.
- Nâng cao tính chính xác và độ tin cậy: Dữ liệu số hóa đảm bảo tính chính xác và nhất quán, giúp tránh được các sai sót thường gặp trong quá trình sao chép, nhập liệu hoặc truyền tải thông tin thủ công.
- Tự động hóa các tác vụ: Số hóa cho phép tự động hóa nhiều công việc thủ công như nhập dữ liệu, gửi email và tạo báo cáo. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Cải thiện giao tiếp và cộng tác: Giúp cải thiện giao tiếp nội bộ bằng cách cho phép nhân viên dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và thúc đẩy sự sáng tạo.
Xử lý thông tin, dữ liệu linh hoạt
Công nghệ số hóa mang lại khả năng xử lý thông tin linh hoạt hơn, cụ thể:
- Truy cập dễ dàng: Dữ liệu có thể được truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào với kết nối internet.
- Chỉnh sửa tiện lợi: Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa thông tin mà không cần phải xử lý các tài liệu giấy tờ phức tạp.
- Làm việc từ xa: Nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc ngoài giờ hành chính mà vẫn tiếp cận được dữ liệu cần thiết.
- Tích hợp phần mềm: Dữ liệu số hóa có thể tích hợp vào các hệ thống quản lý và phân tích, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Số hóa dữ liệu giúp lưu trữ thông tin lâu dài
Chuyển sang hình thức số hóa dữ liệu mang lại sự an toàn, lưu trữ thông tin bền vững.
- Loại bỏ nhu cầu lưu trữ vật lý: Khi tài liệu được số hóa, không còn cần sử dụng các phương tiện lưu trữ vật lý như giấy, băng đĩa hay hộp lưu trữ. Từ đó giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu do hư hỏng, thiệt hại hoặc mất cắp.
- Dễ dàng sao lưu và lưu trữ: Tài liệu số có thể được sao lưu và lưu trữ đơn giản, an toàn bằng cách tạo các bản sao điện tử và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau.
- Truy cập nhanh chóng và tiện lợi: Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số hoặc các công cụ tìm kiếm hiện đại, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy và truy cập vào tài liệu cần thiết.
- Bảo quản lâu dài: Với các biện pháp bảo quản kỹ thuật số thích hợp, tài liệu số có thể được duy trì trong thời gian dài mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường, đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin.
Giúp tối ưu chi phí
Lợi ích thiết thực nhất của quy trình số hóa là gì? Có thể khẳng định rằng số hóa là cách giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Cụ thể là:
- Giảm chi phí lưu trữ vật lý: Số hóa thông tin lưu trữ dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số, không chỉ giảm chi phí mua sắm và duy trì các phương tiện lưu trữ, mà còn tiết kiệm không gian văn phòng.
- Tiết kiệm chi phí in ấn và sao chụp: Khi dữ liệu được số hóa, nhu cầu in ấn và sao chụp giấy giảm đi rõ rệt. Điều này giúp cắt giảm chi phí liên quan đến mực in, giấy, máy in và bảo trì máy in.
- Cắt giảm chi phí vận chuyển và giao nhận: Thông tin số hóa được truyền tải qua mạng internet, email hoặc các hệ thống truyền tải điện tử khác, giảm nhu cầu vận chuyển và giao nhận tài liệu vật lý.
Tính bảo mật về thông tin
Số hóa nâng cao tính bảo mật thông tin bằng những biện pháp sau:
- Bảo vệ dữ liệu bằng công nghệ: Thông tin được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số và được bảo vệ bằng nhiều phương pháp như mã hóa, tường lửa,…
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Việc thực hiện sao lưu định kỳ và lưu trữ an toàn là yếu tố quan trọng trong việc bảo mật thông tin. Điều này đảm bảo dữ liệu số có thể được khôi phục nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất mát.
Giảm thiểu tình huống thất lạc thông tin
Nguyên nhân cuối cùng mà bạn nên số hóa dữ liệu chính là giảm thiểu tối đa tình huống thất lạc thông tin. Lý do là khi dữ liệu đã được số hóa và đưa vào hệ thống quản lý thông tin, do đó giảm thiểu tối đa tình huống thất lạc thông tin như lưu trữ văn bản giấy.
Ngoài ra, việc bạn ứng dụng công nghệ số hóa còn tránh được những yếu tố ngoại cảnh khác như thời gian, khí hậu,… Từ đó, toàn bộ dữ liệu sẽ được bảo đảm nguyên vẹn mà không bị thất lạc hay hư hỏng.
Trên đây là toàn bộ thông tin Hùng giải đáp cho thắc mắc về định nghĩa số hóa là gì? Cũng những dẫn chứng để so sánh số hóa và chuyển đổi số khác nhau như thế nào? Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa các khái niệm để xác định đúng chiến lược và có những bước đi thích hợp trong hành trình kinh doanh trên nền tảng số hiện nay.
